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Tutorial: Importação em Massa

Este tutorial orienta você no processo de importação de dados históricos para o NovaGestão, seja vindo de outro sistema, planilhas ou começando do zero.

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Pré-requisitos

Antes de iniciar a importação:

• Você tem dados históricos organizados (planilhas, sistema anterior, etc.)
• Você tem permissão de administrador
• Categorias básicas estão configuradas (ou use padrões do sistema)
• Você sabe qual período deseja importar (ex: últimos 12 meses)

Tempo estimado: 2-6 horas (dependendo do volume) Frequência: Uma vez (migração inicial) ou conforme necessário

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Estratégia de Importação

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Abordagens

Abordagem 1: Mínimo Viável (Recomendada para começar)

• Importar apenas últimos 3-6 meses
• Foco em contas bancárias (transações)
• Ignorar histórico antigo inicialmente

Vantagens: Rápido, menos erros, começa a usar logo Quando usar: Primeira vez, quer testar o sistema Abordagem 2: Histórico Completo

• Importar 12-24 meses de dados
• Incluir contas a pagar/receber, clientes, fornecedores
• Objetivo: análises históricas robustas

Vantagens: Base de dados rica, análises comparativas Quando usar: Após dominar o básico, para substituir sistema antigo Abordagem 3: Começar do Zero

• Não importar histórico
• Começar com saldo inicial das contas
• Registrar apenas daqui para frente

Vantagens: Mais limpo, sem problemas de migração Quando usar: Dados antigos são ruins ou inacessíveis

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Decisão

Para este tutorial, seguiremos a Abordagem 1 (mínimo viável). Você pode expandir depois.

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Passo 1: Preparar Dados para Importação

Objetivo: Organizar dados em formato compatível

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1.1 Identificar Dados Disponíveis

Fontes comuns:

• Extratos bancários (PDF ou OFX do banco)
• Planilhas Excel de controle
• Exportações de sistema anterior (CSV)
• Integração com Omie/ContaAzul (automático)

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1.2 Priorizar por Importância

Ordem sugerida:

1. Contas bancárias e saldos iniciais ✅ Crítico
2. Transações bancárias (últimos 3-6 meses) ✅ Crítico
3. Clientes e fornecedores ativos ⚠️ Importante
4. Contas a receber em aberto ⚠️ Importante
5. Contas a pagar em aberto ⚠️ Importante
6. Histórico de notas fiscais 📋 Opcional
7. Dados antigos (>12 meses) 📋 Opcional

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1.3 Baixar Modelos de Importação

1. Acesse Configurações → Importação de Dados
2. Para cada tipo de dado, baixe o modelo CSV
3. Salve em pasta organizada: /Importação NovaGestão/Modelos/

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Passo 2: Configurar Contas Bancárias

Objetivo: Cadastrar contas que receberão transações

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2.1 Listar Contas Ativas

Liste todas as contas bancárias/caixa que sua empresa usa:

• Conta corrente Banco A
• Conta corrente Banco B
• Caixa (dinheiro)
• Cartão corporativo
• PayPal / carteiras digitais

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2.2 Cadastrar Contas

Para cada conta:

1. Acesse Caixa e Equivalentes → Contas Bancárias
2. Clique em Nova Conta Bancária
3. Preencha:
   • Nome: Ex: “Banco do Brasil - CC 12345-6”
   • Tipo: Conta Corrente, Poupança, Caixa, etc.
   • Banco: Selecione da lista
   • Agência e Conta: Dados bancários
   • Saldo inicial: Saldo na data que você começará a importar
   • Data do saldo inicial: Ex: 01/01/2025
4. Salve

Importante: Saldo inicial deve ser o saldo real da conta na data de início da importação. Exemplo:

• Você importará transações a partir de 01/03/2025
• Extrato mostra saldo de R$ 10.000 em 01/03
• Cadastre conta com saldo inicial = R$ 10.000, data = 01/03/2025

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2.3 Validar

• Revise lista de contas cadastradas
• Confira saldos iniciais
• Corrija se necessário

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Passo 3: Importar Transações Bancárias

Objetivo: Trazer histórico de movimentações financeiras

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3.1 Escolher Método

Método A: Importação de OFX/OFC (Melhor opção)

• Arquivo fornecido pelo banco
• Importação automática, menos erros
• Use se disponível

Método B: Importação de CSV

• Planilha com dados das transações
• Requer formatação manual
• Use se banco não oferece OFX

Método C: Integração Omie/ContaAzul

• Sincronização automática
• Sem trabalho manual
• Configure integração primeiro

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3.2 Método A: Importar OFX

1. Baixar OFX do banco:
   • Acesse internet banking
   • Vá em “Extratos” ou “Download”
   • Selecione período (ex: últimos 3 meses)
   • Baixe formato OFX ou OFC
2. Importar no NovaGestão:
   • Acesse a conta bancária
   • Clique em Importar Extrato
   • Selecione arquivo OFX
   • Sistema faz upload e processa
   • Revise pré-visualização
   • Confirme importação
3. Validar:
   • Verifique número de transações importadas
   • Confira saldo final calculado vs extrato
   • Se bater, sucesso! ✅

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3.3 Método B: Importar via CSV

1. Preparar planilha:
   • Abra modelo CSV baixado
   • Preencha colunas:
     • data: Data da transação (YYYY-MM-DD)
     • descricao: Descrição da transação
     • valor: Valor (positivo = entrada, negativo = saída)
     • categoria: Nome da categoria (opcional)
   • Salve como CSV

Exemplo de planilha:

2. Importar no NovaGestão:
   • Acesse conta bancária
   • Clique Importar Extrato → Upload CSV
   • Selecione arquivo
   • Mapeie colunas (primeira vez):
     • Coluna “data” → Campo “Data”
     • Coluna “descricao” → Campo “Descrição”
     • Coluna “valor” → Campo “Valor”
   • Salve mapeamento para reutilizar
   • Revise pré-visualização
   • Confirme
3. Validar:
   • Confira transações listadas
   • Verifique saldo final
   • Corrija erros individualmente ou reimporte

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3.4 Método C: Integração Omie

Ver tutorial completo: Integração com Omie Resumo:

1. Configure credenciais da Omie
2. Ative sincronização de transações bancárias
3. Sistema importa automaticamente
4. Valide dados importados

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Passo 4: Importar Clientes e Fornecedores

Objetivo: Cadastrar contatos para vincular transações

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4.1 Preparar Lista

Crie planilha com: Clientes:

• Nome/Razão Social
• CPF/CNPJ
• Email
• Telefone
• Tipo (Cliente)

Fornecedores:

• Nome/Razão Social
• CPF/CNPJ
• Email
• Telefone
• Dados bancários (para pagamentos)
• Tipo (Fornecedor)

Dica: Foque em contatos ativos (com transações nos últimos 6 meses). Ignore inativos.

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4.2 Usar Modelo CSV

1. Baixe modelo de importação de contatos
2. Preencha conforme sua lista
3. Salve como CSV

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4.3 Importar

1. Acesse Configurações → Contatos
2. Clique Importar
3. Upload do CSV
4. Mapeie campos
5. Revise duplicatas (sistema detecta CNPJ repetido)
6. Confirme

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4.4 Validar

• Verifique número de contatos importados
• Busque alguns manualmente para confirmar dados
• Corrija erros diretamente na interface

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Passo 5: Importar Contas a Receber (Opcional)

Objetivo: Trazer recebíveis em aberto

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5.1 Decidir se Importar

Importe se:

• Você tem contas a receber significativas em aberto
• Quer gestão completa de recebíveis no sistema
• Precisa de relatório de aging desde já

Não importe se:

• Poucas contas em aberto
• Prefere registrar manualmente
• Quer começar simples

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5.2 Preparar Dados

Planilha com:

• Cliente (nome ou CNPJ, para vincular)
• Descrição/Nota Fiscal
• Valor total
• Data de emissão
• Data de vencimento
• Categoria (ex: Vendas)
• Status (pago, pendente)
• Parcelas (se parcelado)

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5.3 Importar

1. Acesse Contabilidade → Contas a Receber
2. Clique Importar
3. Upload CSV
4. Mapeie campos
5. Sistema vincula clientes automaticamente (por CNPJ)
6. Confirme

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5.4 Validar

• Confira total a receber importado vs planilha original
• Verifique vencimentos
• Teste relatório de Aging

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Passo 6: Importar Contas a Pagar (Opcional)

Objetivo: Trazer obrigações pendentes

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6.1 Preparar Dados

Similar a contas a receber, mas com fornecedores:

• Fornecedor (nome ou CNPJ)
• Descrição/Nota Fiscal
• Valor total
• Data de emissão
• Data de vencimento
• Categoria (ex: Compras, Despesas Administrativas)
• Status (pago, pendente)
• Parcelas

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6.2 Importar

1. Acesse Contabilidade → Contas a Pagar
2. Clique Importar
3. Upload CSV, mapeie, confirme

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6.3 Validar

• Confira total a pagar
• Verifique próximos vencimentos
• Planeje pagamentos

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Passo 7: Categorizar Transações Importadas

Objetivo: Classificar transações para relatórios

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7.1 Revisar Categorização Automática

• Sistema pode categorizar automaticamente se você incluiu categoria no CSV
• Valide se faz sentido
• Corrija manualmente se necessário

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7.2 Categorizar Não Categorizadas

1. Acesse Caixa e Equivalentes → Transações Bancárias
2. Filtre “Sem Categoria”
3. Ordene por valor (maiores primeiro - Pareto)
4. Categorize manualmente ou em lote

Dica: Não precisa categorizar TUDO de uma vez. Priorize valores grandes e categorize aos poucos.

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7.3 Criar Regras de Categorização

Para transações recorrentes:

1. Categorize uma transação
2. Clique “Criar Regra”
3. Sistema categoriza futuras automaticamente

Exemplo: “Aluguel” sempre → Categoria “Despesas Fixas”

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Passo 8: Validação Final

Objetivo: Garantir que importação foi bem-sucedida

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8.1 Checklist de Validação

• Contas bancárias: Todas cadastradas com saldo inicial correto
• Transações: Importadas e contadas corretamente
• Saldos finais: Batem com extratos bancários
• Clientes/Fornecedores: Importados e sem duplicatas
• Contas a receber/pagar: Em aberto conforme esperado
• Categorização: Ao menos valores grandes categorizados

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8.2 Testar Relatórios

DRE Gerencial:

1. Acesse DRE Gerencial
2. Selecione período importado
3. Veja se receitas/despesas fazem sentido
4. Identifique anomalias (categorias erradas, valores duplicados)

Fluxo de Caixa:

1. Acesse Fluxo de Caixa Gerencial
2. Veja evolução de saldos
3. Confira se está coerente

Aging (se importou recebíveis):

1. Acesse Aging
2. Confira total a receber
3. Identifique vencidos

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8.3 Corrigir Problemas

Problemas comuns:

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Passo 9: Limpeza e Organização

Objetivo: Deixar sistema pronto para uso contínuo

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9.1 Remover Dados de Teste

Se você importou dados de teste antes:

1. Exclua transações de teste
2. Exclua contatos de teste
3. Valide que apenas dados reais permanecem

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9.2 Configurar Categorias Personalizadas

Agora que você tem dados reais:

1. Revise categorias padrão do sistema
2. Crie categorias específicas do seu negócio
3. Reorganize hierarquia se necessário
4. Recategorize transações se mudou estrutura

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9.3 Definir Centros de Custo (Opcional)

Se usar centros de custo:

1. Crie estrutura de centros
2. Volte e atribua a transações grandes
3. Configure regras de alocação para futuro

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Passo 10: Próximos Passos

Objetivo: Usar sistema no dia a dia

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10.1 Configurar Rotinas

Diário/Semanal:

• Importar novos extratos bancários
• Categorizar transações
• Registrar contas a pagar/receber

Mensal:

• Realizar fechamento mensal
• Gerar relatórios
• Enviar ao contador

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10.2 Treinar Equipe

• Mostre onde registrar despesas/receitas
• Ensine a categorizar
• Explique relatórios básicos

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10.3 Integrar Fluxos

Se usar Omie/ContaAzul:

• Configure sincronização automática
• Reduza trabalho manual

Se usar planilhas:

• Migre controles para o NovaGestão
• Mantenha planilhas como backup inicialmente
• Gradualmente confie mais no sistema

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Resolução de Problemas

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”Importação OFX falhou”

Causas comuns:

• Arquivo corrompido → Baixe novamente
• Formato não suportado → Use CSV
• Período muito grande → Divida em arquivos mensais

Solução: Tente CSV ou registre manualmente

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”Transações duplicadas após importar”

Causa: Importou mesmo período duas vezes Solução:

1. Filtre por período
2. Ordene por valor e descrição
3. Identifique duplicatas (mesmo valor, data, descrição)
4. Exclua em lote ou individualmente

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”Saldo final não bate com extrato”

Solução:

1. Confira saldo inicial (deve ser exato)
2. Compare número de transações (extrato vs sistema)
3. Procure transações faltando ou a mais
4. Use Snapshot de Saldo para identificar divergência exata

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”Não sei que categoria usar”

Solução:

• Use categorias genéricas inicialmente (“Despesas Operacionais”)
• Com tempo, refine para mais específicas
• Pergunte ao contador se dúvida persiste
• Consulte lista de categorias comuns

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”Importação está muito lenta”

Solução:

• Divida arquivo grande em mensais
• Importe fora de horário de pico
• Se persistir, entre em contato com suporte

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Dicas e Boas Práticas

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Antes de Importar

• ✅ Faça backup dos dados originais
• ✅ Teste com amostra pequena primeiro
• ✅ Valide formato CSV (abra no Excel, confira colunas)
• ✅ Limpe dados duplicados na fonte
• ✅ Padronize nomes (ex: “Cliente A Ltda” em vez de variações)

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Durante Importação

• 📝 Documente mapeamentos de campos (print screen)
• 📝 Anote problemas encontrados
• 📝 Salve templates de CSV preenchidos para referência

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Após Importação

• 🔍 Sempre valide totais (soma de valores importados)
• 🔍 Teste relatórios antes de usar para decisões
• 🔍 Mantenha dados originais por 90 dias para comparação
• 📅 Programe próxima importação (se periódica)

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Importação Contínua

Se você importará dados regularmente:

• Crie processo documentado (checklist)
• Automatize onde possível (OFX automático, integração)
• Delegue para assistente após primeira vez
• Revise periodicamente para garantir qualidade

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Resumo

✅ Você completou a importação quando:

1. Contas bancárias cadastradas com saldo inicial
2. Transações importadas e validadas (saldo final correto)
3. Clientes e fornecedores cadastrados
4. Contas a pagar/receber importadas (se aplicável)
5. Categorização feita (ao menos valores grandes)
6. Relatórios testados e fazendo sentido
7. Sistema pronto para uso diário

Próximos passos:

• Começar rotina de registro diário/semanal
• Primeiro fechamento mensal em 30 dias
• Treinar equipe
• Configurar integrações para reduzir trabalho manual

Tempo economizado após importação: Substituir planilhas e controles manuais por sistema integrado.

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Veja Também

• Importação de Dados - Documentação técnica de importação
• Integração Omie - Automatize importação
• Contas Bancárias - Gerencie contas
• Categorias - Organize classificações