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Tutorial: Fechamento Financeiro Mensal

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O que você vai aprender

• Verificação e conciliação de dados importados
• Análise de categorizações e centros de custo
• Conciliação de saldos bancários
• Análise de variações orçamentárias (Realizado vs Orçado)
• Validação de lançamentos e documentos fiscais
• Preparação de relatórios de fechamento

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Pré-requisitos

• Todas as transações bancárias do mês estão importadas
• Contas a Pagar e Receber do mês estão cadastradas
• Orçamentos (budgets) estão atualizados no sistema
• Você tem acesso aos extratos bancários oficiais
• Você tem permissões de leitura/escrita em todas as empresas

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Legenda dos Processos

• 🟢 Verde: Processos presentes em todos os clientes (universais)
• 🟡 Amarelo: Processos que não estão em todos os clientes (opcionais)
• 🔵 Azul: Processos que podem/devem ser feitos dentro da plataforma NovaGestão

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Passo 1: Atualização do Banco de Dados 🟢🔵

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1.1 Importar Dados Mais Recentes

1. Acesse Configurações → Integrações → Omie
2. Clique em “Sincronizar Agora”
3. Aguarde a sincronização completar (pode levar 2-5 minutos)
4. Verifique o timestamp da última sincronização

1. Exporte os dados do seu ERP/sistema de origem
2. Acesse Operações → Importação de Dados
3. Selecione o tipo de entidade (Transações, Contas a Pagar, etc.)
4. Faça upload do arquivo CSV
5. Valide e confirme a importação

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Passo 2: Verificação de Categorização 🟢🔵

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2.1 Identificar Documentos Sem Categoria

1. Acesse Visão Geral → Fluxo de Caixa Gerencial
2. Procure o banner de alerta em vermelho no topo do relatório
3. Clique na mensagem: “X documentos sem categorização completa”
4. O sistema mostrará a lista de documentos com problemas

• Transações sem categoria atribuída
• Categorias genéricas (ex: “Outras Despesas” com valor alto)
• Categorias que deveriam ser mais específicas

1. Para cada documento listado, clique para abrir os detalhes
2. Identifique a categoria correta com base no fornecedor/cliente e descrição
3. Edite o documento e atualize a categoria
4. Salve as alterações

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2.2 Identificar Documentos Sem Centro de Custo 🔵

1. No Fluxo de Caixa Gerencial, procure o alerta: “Y documentos sem centro de custo”
2. Clique para ver a lista de documentos
3. Para cada documento:
   • Identifique o departamento/projeto correto
   • Edite o documento e atribua o centro de custo
   • Salve

1. Acesse Parametrização → Regras de Alocação
2. Clique em “Nova Regra”
3. Configure:
   • Condição: Fornecedor = “ABC Ltda”
   • Ação: Alocar para Centro de Custo = “Marketing”
   • Prioridade: 100 (ajuste conforme necessário)
4. Salve a regra

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Passo 3: Atualização de Entradas (Importação Manual) 🟡

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3.1 Atualizar Dados de Orçamento (Fluxo Manual)

1. No Omie (ou seu ERP):
   • Acesse Finanças → Meus Relatórios → Orçado
   • Exporte o relatório em formato CSV ou Excel
2. No Google Sheets (ou Excel):
   • Abra sua planilha de controle
   • Localize a aba de dados importados (ex: “9.2.1 Extrato Manual”)
   • Importe os novos dados exportados
3. Formate os dados:
   • Ajuste formato de datas para padrão brasileiro (DD/MM/AAAA)
   • Converta valores numéricos (remova separadores de milhar incorretos)
   • Certifique-se de que a estrutura de colunas está correta
4. Copie os valores atualizados:
   • Selecione apenas as colunas/linhas com dados novos
   • Cole na posição correta da planilha destino
   • Atenção: Mantenha a mesma sequência e volume de dados
5. Importe para o NovaGestão:
   • Exporte a planilha atualizada como CSV
   • Acesse Operações → Importação de Dados → Orçamentos
   • Faça upload e valide a importação

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Passo 4: Check-in de Consistência (Opcional) 🟡

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4.1 Validar Fluxo de Caixa Diário

1. Abra sua planilha de controle (ex: aba “0.2 Fluxo de Caixa Diário”)
2. Escolha uma data futura específica (ex: 14/01/2026)
3. Anote o valor da coluna “Entradas” para essa data
4. No NovaGestão:
   • Acesse Fluxo de Caixa Gerencial
   • Selecione o período que inclui a data escolhida
   • Localize a coluna da data e veja o valor de “Entradas”
5. Compare os valores:
   • Se iguais (considerando arredondamento): ✅ OK
   • Se diferentes: Investigue quais lançamentos estão divergentes

• Arredondamento de centavos
• Lançamento duplicado em uma das fontes
• Orçamento não importado
• Categoria diferente entre planilha e sistema

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Passo 5: Conciliação de Saldos Bancários 🟢🔵

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5.1 Verificar Saldos Iniciais e Finais

1. Acesse Visão Geral → Fluxo de Caixa Gerencial
2. No canto superior direito, clique em “Período”
3. Selecione o mês que está fechando (ex: Janeiro 2025)
4. Verifique:

5. Acesse seus extratos bancários oficiais (PDF do banco)
6. Para cada conta bancária:
   • Anote o saldo em 01/mês (saldo inicial)
   • Anote o saldo em 31/mês (saldo final)
7. Compare com o NovaGestão:
   • Acesse Caixa e Equivalentes → Contas Bancárias
   • Clique em cada conta para ver detalhes
   • Confira se os saldos coincidem

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5.2 Investigar e Corrigir Divergências

1. Transação não importada:
   • Verifique se há transações no extrato que não estão no sistema
   • Importe manualmente se necessário
2. Transação duplicada:
   • Use Financeiro → Transações e filtre por valor e data
   • Exclua duplicatas
3. Data incorreta:
   • Transação registrada no mês errado
   • Edite a transação e corrija a data
4. Conta não incluída no relatório:
   • Verifique se todas as contas estão ativas
   • Acesse Configurações → Contas Bancárias → Ative conta

1. Ative o toggle “Comentários” no Fluxo de Caixa
2. Clique na categoria ou linha relevante
3. Adicione um comentário explicando:
   • O valor da divergência
   • A causa provável
   • O plano de ação
   • Responsável pela correção

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5.3 Validar Saldo de Cartões de Crédito

1. Acesse Caixa e Equivalentes → Contas Bancárias
2. Filtre por tipo = “Cartão de Crédito”
3. Para cada cartão:
   • Verifique se há fatura pendente não registrada
   • Confirme que todas as compras do mês foram importadas
   • Se saldo diferente de zero, investigue transações pendentes

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Passo 6: Atualização do Planejamento (Planilha Externa) 🟡

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6.1 Atualizar Caixa Forecast

1. Localize a célula “Saldo de Caixa Inicial” do mês seguinte
2. Copie a fórmula da célula anterior (mês atual)
3. Cole na célula do novo mês
4. Verifique se o valor replicado é igual ao Saldo Final do mês que acabou de fechar

Jan/2025 Saldo Final: R$ 50.000
Fev/2025 Saldo Inicial: R$ 50.000 ✅ (deve ser igual)

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6.2 Validar Caixa Realizado

1. Confira se o “Saldo de Caixa Final ERP” está preenchido com o valor correto
2. Compare com a coluna “Projetado → Realizado”
3. Ambos devem estar consistentes com os dados do mês fechado

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Passo 7: Validação de Ordens de Serviço (Check OS) 🟡

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7.1 Identificar Fornecedores Sem Vínculo de Projeto

1. Abra o dashboard e procure por fornecedores com “Projeto N/D” (não definido)
2. Esses são lançamentos sem vínculo com uma OS específica

1. Identifique o fornecedor problemático
2. Localize o projeto correto:
   • Consulte planilha de projetos (ex: aba “1.0 Dados”)
   • Ou acesse Parametrização → Centros de Custo (se usa CC para projetos)
3. Valide se o valor do lançamento condiz com o esperado para aquele projeto
4. Atualize o vínculo:
   • Edite o documento financeiro no NovaGestão
   • Atribua o centro de custo/projeto correto
   • Salve

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7.2 Padronizar Nomenclatura de OS

1. Edite os documentos para padronizar
2. Configure regra de validação (se possível no sistema)

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Passo 8: Atualização de Impostos 🟡

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8.1 Calcular Total de Faturamento

1. Abra o dashboard
2. Localize o total de faturamento do mês
3. Anote o valor (ex: R$ 120.000)

1. Acesse Relatórios → Fluxo de Caixa Gerencial
2. Expanda a categoria “Receitas” ou “Entradas”
3. Expanda “Recebimentos de Clientes” + “Vendas à Vista”
4. Some os valores do mês

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8.2 Registrar Impostos

1. Localize a linha do mês correspondente
2. Cole o valor do faturamento
3. As fórmulas calcularão automaticamente os impostos devidos (ISS, COFINS, PIS, etc.)

1. Acesse Contabilidade → Contas a Pagar
2. Crie um lançamento para cada imposto:
   • Fornecedor: “Receita Federal” ou “Prefeitura Municipal”
   • Categoria: “Impostos sobre Faturamento”
   • Valor: Calculado conforme regime tributário
   • Vencimento: Data de vencimento da guia
3. Salve cada lançamento

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Passo 9: Análise de Lançamentos e Pagamentos 🟢🔵

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9.1 Análise Horizontal (Tendências)

1. Acesse Visão Geral → Fluxo de Caixa Gerencial
2. No filtro de período (canto superior direito), selecione “Último Trimestre”
3. Desabilite o toggle “Orçado” (queremos ver apenas realizados)
4. Desabilite o toggle “Receber” (foco em pagamentos/saídas)
5. Expanda as categorias de despesas

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9.2 Análise Vertical (Categorização)

1. Clique para expandir a categoria
2. Revise a lista de fornecedores/lançamentos
3. Pergunte-se:
   • Este fornecedor realmente pertence a esta categoria?
   • Há subcategoria mais específica?
   • O valor está coerente com o tipo de despesa?

❌ Categoria: "Marketing e Publicidade"
   └─ Fornecedor: "Magazine Luiza" - R$ 500

Problema: Magazine Luiza não é fornecedor de marketing!

Investigação:
- Abrir o lançamento
- Ver descrição: "Compra de cadeiras para escritório"
- Categoria correta: "Móveis e Equipamentos"

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9.3 Validar Documentos Fiscais

1. Ative o toggle “Detalhes” no Fluxo de Caixa
2. Clique em cada lançamento relevante
3. Verifique se há anexo de nota fiscal

1. Entre em contato com o fornecedor
2. Solicite emissão/reenvio da nota fiscal
3. Adicione comentário no lançamento: “NF solicitada em [data]”

1. Edite o lançamento
2. Ajuste as datas:
   • Data de Emissão: 15 dias antes
   • Data de Vencimento: 15 dias antes
3. Salve (o pagamento sairá do mês atual e será cobrado no futuro)
4. Adicione comentário: “Aguardando NF para pagar”

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Passo 10: Análise de Variações Orçamentárias 🟢🔵

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10.1 Configurar Visão de Análise

1. Acesse Visão Geral → Fluxo de Caixa Gerencial
2. Selecione o mês fechado
3. Habilite os seguintes toggles:
   • ✅ “Orçado” (mostra colunas Realizado + Orçado)
   • ✅ “Detalhes” (permite expandir documentos)
   • ✅ “Comentários” (permite adicionar justificativas)
4. Clique em “Expandir Tudo” para ver todas as categorias

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10.2 Ativar Modo de Análise de Variações

1. No canto superior direito, clique em “Analisar Variações”
2. Selecione o mês de análise (ex: Janeiro 2025)
3. O sistema ativará o modo de análise:
   • Mostrará coluna “Δ” (delta) com a diferença Realizado - Orçado
   • Clique no ícone Δ de cada linha para adicionar justificativa

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10.3 Classificar Variações

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10.4 Justificar Variações

✅ Saving: "Renegociamos contrato com fornecedor XYZ, reduzindo mensalidade de R$ 5k para R$ 3k"

⚠️ A mais: "Equipamento quebrou e precisamos comprar novo urgentemente (R$ 2k não orçado)"

🔶 Não orçado: "Contratamos freelancer para projeto emergencial do cliente ABC"

🟢 Dentro do orçado: "Despesa recorrente conforme planejado"

1. Clique no ícone Δ da linha
2. Digite a justificativa no campo de comentário
3. Selecione a classificação (Saving/A mais/Não orçado/Dentro)
4. Clique em “Salvar Comentário”

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10.5 Resumo Executivo (Opcional)

1. Copie as justificativas do NovaGestão para a planilha
2. Organize por categoria
3. Calcule totais:
   • Total de Savings (economias)
   • Total de Estouros (a mais)
   • Total de Não orçados
4. Prepare resumo para apresentar à diretoria

• % de Aderência ao Orçamento = (Realizado / Orçado) × 100
• Taxa de Saving = (Economias / Orçado Total) × 100
• Número de Despesas Não Orçadas = Contador

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Passo 11: Documentação e Fechamento 🟢

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11.1 Checklist Final

• Todos os documentos estão categorizados
• Todos os documentos têm centro de custo (se aplicável)
• Saldos bancários estão conciliados
• Variações orçamentárias foram justificadas
• Documentos fiscais relevantes foram validados
• Comentários críticos foram adicionados
• Não há alertas vermelhos pendentes no Fluxo de Caixa

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11.2 Exportar Relatório (Quando Disponível)

1. Clicar em “Exportar” no Fluxo de Caixa
2. Escolher formato (PDF ou Excel)
3. Baixar relatório formatado
4. Compartilhar com stakeholders

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11.3 Comunicação aos Stakeholders

• CFO / Diretor Financeiro
• Sócios / Investidores
• Contador externo (se houver)
• Equipe de operações (se houver impactos)

• Saldo final do mês (posição de caixa)
• Principais variações (economias e estouros)
• Ações tomadas (correções de categorizações, etc.)
• Alertas (problemas não resolvidos)
• Próximos passos (ações para o mês seguinte)

Assunto: Fechamento Financeiro - [Mês/Ano]

Olá,

Segue resumo do fechamento financeiro de [Mês]:

📊 POSIÇÃO DE CAIXA
- Saldo Inicial: R$ XX.XXX
- Entradas: R$ XX.XXX
- Saídas: R$ XX.XXX
- Saldo Final: R$ XX.XXX

📈 ANÁLISE REALIZADO VS ORÇADO
- Receitas: XX% do orçado (R$ XXX vs R$ XXX)
- Despesas: XX% do orçado (R$ XXX vs R$ XXX)

✅ DESTAQUES POSITIVOS
- [Economia 1]: R$ X.XXX economizado
- [Economia 2]: R$ X.XXX economizado

⚠️ ATENÇÃO
- [Estouro 1]: R$ X.XXX acima do orçado (motivo: ...)
- [Não orçado 1]: R$ X.XXX em despesa não prevista (motivo: ...)

🔧 AÇÕES TOMADAS
- XX documentos categorizados
- Saldos bancários conciliados
- XX regras de alocação criadas

📌 PRÓXIMOS PASSOS
- [Ação 1]
- [Ação 2]

Link do relatório: [URL do NovaGestão]

Qualquer dúvida, estou à disposição.

[Seu nome]

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Dicas e Boas Práticas

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Frequência de Revisão

• Fechamento completo: Mensal (após o dia 5 do mês seguinte)
• Revisão rápida: Semanal (conferir categorizações e saldos)
• Monitoramento: Diário (posição de caixa)

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Documentação de Processos

• Lista de fornecedores recorrentes e suas categorias padrão
• Planilha de orçamento anual (se não usa 100% no sistema)
• Contatos de fornecedores (para solicitar NFs)
• Histórico de variações e ações tomadas

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Automação

• Regras de Alocação: Crie para reduzir categorização manual
• Integrações: Use Omie/ContaAzul para importação automática
• Alertas: Configure (quando disponível) para saldos baixos
• Orçamentos no sistema: Migre planilhas para dentro do NovaGestão

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Checklist de Qualidade

• ✅ Os saldos batem com os bancos?
• ✅ Todas as despesas grandes (>R$ 1k) têm NF?
• ✅ Variações significativas foram justificadas?
• ✅ A equipe entende os números?
• ✅ Há ações para melhorar no próximo mês?

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Resolução de Problemas

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”Saldo final não bate com o banco”

1. Exporte extrato do banco em CSV
2. Compare linha por linha com Financeiro → Transações
3. Identifique transações faltantes ou duplicadas
4. Corrija importando ou excluindo

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”Variações muito grandes entre Realizado e Orçado”

• Justifique as variações com comentários detalhados
• Identifique se foi evento único ou recorrente

• Revise processo de orçamento (use dados históricos)
• Atualize orçamentos trimestralmente
• Use cenários (otimista/realista/pessimista)

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“Muitos documentos sem categoria”

1. Categorize manualmente este mês
2. Para cada padrão identificado (ex: “Fornecedor X sempre é Categoria Y”):
   • Crie regra de alocação automática
3. No próximo mês, terá muito menos trabalho manual

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”Processo demora muito tempo”

• Falta de automação
• Muitos controles paralelos (planilhas)
• Processo não otimizado

1. Automatize importações: Use integrações em vez de CSV manual
2. Centralize no sistema: Migre controles de planilhas para NovaGestão
3. Crie regras: Regras de alocação eliminam 80% da categorização manual
4. Divida o trabalho: Categorize diariamente em vez de deixar acumular para o fim do mês

• Sem automação: 3-4 horas/mês
• Com automação parcial: 1-2 horas/mês
• Com automação completa: 30-45 minutos/mês

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Resumo

1. Consegue concluir o processo em menos de 2 horas
2. Saldos bancários sempre batem na primeira tentativa
3. Menos de 5% dos documentos precisam de categorização manual
4. Variações orçamentárias são sempre justificadas
5. Relatórios são claros e compreensíveis para não-financeiros
6. Não há “surpresas” no fechamento (tudo já foi monitorado durante o mês)

• Configure Regras de Alocação para automatizar categorizações
• Migre orçamentos de planilhas para o sistema
• Estabeleça rotina de revisão semanal (não apenas mensal)
• Treine a equipe operacional para categorizar lançamentos no momento da aprovação

“O fechamento começa no primeiro dia do mês, não no último.” Monitore diariamente, ajuste semanalmente, feche mensalmente.

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Veja Também

• Tutorial: Entendendo o Fluxo de Caixa - Conceitos básicos
• Tutorial: Importação em Massa - Como importar dados
• Tutorial: Reconciliação Bancária - Conciliação detalhada
• Referência: Regras de Alocação - Automação
• Referência: Orçamentos - Gestão de orçamentos
• Referência: Fluxo de Caixa Gerencial - Relatório técnico