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Tutorial: Reconciliação Bancária

A reconciliação bancária é o processo de comparar e confirmar que as transações registradas no NovaGestão correspondem aos movimentos do extrato bancário. Este processo garante a precisão dos dados financeiros e identifica discrepâncias. Tempo estimado: 15-30 minutos por conta (primeira vez), 5-10 minutos (mensal)

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Pré-requisitos

• Acesso ao extrato bancário (PDF, Excel ou integração Omie)
• Conta bancária cadastrada no sistema
• Permissões de edição de transações
• Conhecimento básico de Contas Bancárias

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O Que É Reconciliação?

Reconciliação é o processo de validar que:

1. Todas as transações do banco estão no sistema
2. Todas as transações do sistema aconteceram no banco
3. Os valores e datas conferem
4. O saldo do sistema bate com o saldo do banco

Por que reconciliar?

• Detecta erros de digitação
• Identifica transações esquecidas
• Descobre cobranças indevidas
• Previne fraudes
• Garante precisão nos relatórios

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Passo 1: Preparação

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1.1 Obter Extrato Bancário

Baixe o extrato do período que deseja reconciliar:

• Período sugerido: Reconcilie mensalmente (ex: 01/jan a 31/jan)
• Formato: PDF, OFX, Excel, CSV ou integração automática (Omie)

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1.2 Registrar Snapshot de Saldo

Antes de iniciar, registre o saldo oficial do banco:

1. Acesse Operações ’ Snapshots de Saldo
2. Clique em ”+ Novo Snapshot”
3. Preencha:
   • Conta: Selecione a conta bancária
   • Data: Data do extrato (ex: 31/jan)
   • Saldo: Saldo final do extrato bancário
4. Clique em “Salvar”

Este snapshot serve como ponto de referência para validar sua reconciliação.

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Passo 2: Importar Transações (Se Aplicável)

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Opção A: Integração Omie

Se você usa integração com Omie:

1. Acesse Configurações ’ Integrações
2. Clique em “Sincronizar Agora” na integração Omie
3. Aguarde a sincronização completar (1-5 minutos)
4. As transações bancárias serão importadas automaticamente

Veja o Tutorial de Integração Omie para mais detalhes.

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Opção B: Importação Manual

Se você tem o extrato em arquivo:

1. Acesse Operações ’ Importação de Dados
2. Selecione “Transações Bancárias”
3. Faça upload do arquivo (CSV, OFX ou Excel)
4. Mapeie as colunas:
   • Data ’ Data da transação
   • Descrição ’ Descrição
   • Valor ’ Valor
   • Tipo ’ Crédito/Débito
5. Clique em “Importar”

Veja o Tutorial de Importação em Massa para detalhes.

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Opção C: Entrada Manual

Para poucas transações:

1. Acesse Caixa e Equivalentes ’ Contas Bancárias
2. Selecione a conta
3. Na aba “Transações”, clique em ”+ Nova Transação”
4. Preencha os dados de cada transação do extrato

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Passo 3: Revisar Transações

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3.1 Acessar Lista de Transações

1. Acesse Caixa e Equivalentes ’ Contas Bancárias
2. Clique na conta que está reconciliando
3. Vá para a aba “Transações”
4. Filtre pelo período do extrato (ex: 01/jan a 31/jan)

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3.2 Comparar com Extrato

Para cada linha do extrato bancário:  Transação já existe no sistema:

• Verifique se data, valor e descrição estão corretos
• Se necessário, edite a transação clicando no ícone de lápis
• Marque mentalmente como “reconciliada” (ou use etiqueta/tag se disponível)

 Transação não existe no sistema:

• Clique em ”+ Nova Transação”
• Preencha:
  • Data: Data no extrato
  • Descrição: Descrição do banco (ex: “TED João Silva”)
  • Categoria: Selecione apropriada
  • Valor: Valor exato do extrato
  • Tipo: Crédito (entrada) ou Débito (saída)
  • Conta: A conta que está reconciliando
• Salve a transação

**  Transação duplicada:**

• Se encontrar duplicatas (mesma data, valor e descrição), exclua uma delas
• Clique no ícone de três pontos (î) e selecione “Excluir”

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3.3 Identificar Transações Pendentes

Ao final, revise se existem transações no sistema que não estão no extrato:

• Cheques não compensados: Normal, aguarde compensação
• Transferências em trânsito: Podem levar 1-2 dias úteis
• Erros de digitação: Corrija ou exclua
• Transações futuras: Ignore por enquanto (reconcilie quando aparecerem)

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Passo 4: Verificar Saldo

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4.1 Conferir Saldo Calculado

1. Na página da conta bancária, veja o “Saldo Atual” calculado pelo sistema
2. Compare com o saldo final do extrato bancário
3. Compare também com o Snapshot que você criou no Passo 1

Saldo bate?  Parabéns! Sua conta está reconciliada. Saldo não bate? L Continue para o Passo 5 (Resolução de Problemas).

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4.2 Documentar Reconciliação

Recomendamos adicionar um comentário no Snapshot:

1. Acesse Operações ’ Snapshots de Saldo
2. Encontre o snapshot criado
3. Adicione nota: “Reconciliado em [data]. Sem discrepâncias.”

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Passo 5: Resolução de Problemas

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Diferença de Centavos (R$0,01 - R$ 1,00)

Causa comum: Arredondamentos ou IOF não registrado. Solução:

1. Procure transações de valor muito próximo
2. Verifique se há IOF ou tarifas pequenas não registradas
3. Crie um ajuste manual se necessário:
   • Acesse Operações ’ Ajustes de Caixa
   • Crie ajuste para a diferença
   • Categorize como “Ajuste de Reconciliação”

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Diferença Significativa (> R$ 10,00)

Causa comum: Transação esquecida ou duplicada. Solução:

1. Revise linha por linha do extrato novamente
2. Ordene transações por valor para facilitar comparação
3. Use filtros por faixa de valor
4. Procure por:
   • Tarifas bancárias não registradas
   • Juros/encargos não registrados
   • Transações duplicadas
   • Transações com data incorreta

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Muitas Transações Pequenas

Causa: Vendas com cartão, marketplaces, etc. Solução:

1. Configure Regras de Importação para automatizar:
   • Acesse Configurações ’ Integrações
   • Configure regras para categorizar automaticamente
2. Use Importação em Massa (CSV) para muitas transações de uma vez
3. Considere criar categorias agregadas (ex: “Vendas Cartão - Resumo”)

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Saldo Inicial Incorreto

Causa: Primeira reconciliação com histórico incorreto. Solução:

1. Identifique a data correta do saldo inicial
2. Crie um snapshot com saldo correto na data inicial
3. Ajuste transações a partir dessa data
4. Se necessário, crie ajuste de caixa para “Saldo de Abertura”

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Passo 6: Automatização para o Futuro

Após sua primeira reconciliação bem-sucedida, configure automações:

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6.1 Integração Omie (Recomendado)

Se você usa Omie, configure sincronização automática:

• Veja Tutorial de Integração Omie
• Transações bancárias serão importadas automaticamente
• Reconciliação se torna apenas conferência

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6.2 Snapshots Regulares

Configure lembrete mensal para criar snapshots:

1. Todo último dia do mês, registre o saldo final
2. Isso facilita rastreamento de discrepâncias

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6.3 Regras de Categorização

Configure regras para categorizar transações automaticamente:

1. Acesse Parametrização ’ Regras de Alocação
2. Crie regras como:
   • Se descrição contém “ENERGIA” ’ Categoria “Energia Elétrica”
   • Se descrição contém “INTERNET” ’ Categoria “Internet”
   • Se descrição contém “SALARIO” ’ Categoria “Folha de Pagamento”

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Frequência Recomendada

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Checklist de Reconciliação Mensal

• Baixar extrato bancário do mês
• Criar snapshot de saldo (último dia do mês)
• Importar ou sincronizar transações
• Revisar todas as transações do período
• Adicionar transações faltantes
• Corrigir transações incorretas
• Remover duplicatas
• Verificar saldo calculado vs. extrato
• Resolver discrepâncias
• Documentar reconciliação (nota no snapshot)
• Arquivar extrato bancário (físico ou digital)

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Próximos Passos

Após reconciliar suas contas:

1. Gere relatórios confiáveis: Agora seus relatórios refletem a realidade
2. Analise fluxo de caixa: Veja Fluxo de Caixa Gerencial
3. Identifique tendências: Use DRE Gerencial
4. Configure alertas: Monitore saldo mínimo e previsões

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Resumo

Reconciliação bancária é essencial para:

• Garantir precisão dos dados financeiros
• Identificar erros e fraudes rapidamente
• Gerar relatórios confiáveis para tomada de decisão

Processo simplificado:

1. Criar snapshot de saldo
2. Importar/sincronizar transações
3. Revisar e ajustar discrepâncias
4. Verificar saldo final
5. Documentar reconciliação

Dica de ouro: Reconcilie regularmente (mensal no mínimo). Quanto mais frequente, mais fácil e rápido fica o processo.

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Veja Também

• Contas Bancárias - Como gerenciar contas
• Snapshots de Saldo - Registro de saldos oficiais
• Importação de Dados - Como importar transações
• Ajustes de Caixa - Correções e ajustes
• Tutorial: Integração Omie - Automatize com Omie