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Como Cadastrar uma Conta a Pagar

Objetivo: Registrar uma nova obrigação financeira (fatura de fornecedor, despesa a pagar) no sistema Tempo estimado: 2-3 minutos Pré-requisitos:
  • Fornecedor cadastrado no sistema
  • Permissão para criar contas a pagar
  • Categoria contábil definida para classificar a despesa

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Solução Rápida

  1. Acesse Contabilidade → Contas a Pagar
  2. Clique em “Nova Conta a Pagar”
  3. Preencha fornecedor, valor, vencimento e categoria
  4. Clique em “Salvar”

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Passo a Passo

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1. Acessar o Módulo de Contas a Pagar

No menu lateral, navegue até Contabilidade → Contas a Pagar Você verá a listagem de todas as contas a pagar já cadastradas.

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2. Iniciar Novo Cadastro

Clique no botão “Nova Conta a Pagar” (geralmente no canto superior direito da tela) O formulário de cadastro será exibido.

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3. Preencher Informações Obrigatórias

Fornecedor (obrigatório):
  • Selecione o fornecedor da lista
  • Se o fornecedor não existir, clique em “Novo Fornecedor” para cadastrá-lo
Data de Vencimento (obrigatório):
  • Defina quando a conta deve ser paga
  • Use o seletor de data ou digite no formato DD/MM/AAAA
Valor Total (obrigatório):
  • Informe o montante total a ser pago
  • Use ponto ou vírgula para separar centavos (ex: 1.500,00 ou 1500.00)
Categoria (obrigatório):
  • Selecione a categoria contábil apropriada (ex: “Despesas com Fornecedores”, “Aluguel”, “Impostos”)
  • Isso permite análises posteriores no DRE e relatórios
Exemplo: 
Fornecedor: ABC Materiais Ltda
Vencimento: 15/11/2025
Valor Total: R$ 2.500,00
Categoria: Compras > Materiais de Escritório

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4. Preencher Informações Opcionais

Número da Fatura:
  • Número do documento fornecido pelo fornecedor
  • Útil para rastreamento e referência futura
Data de Emissão:
  • Data em que a fatura foi emitida pelo fornecedor
  • Importante para controle do regime de competência
Valor de Impostos:
  • Montante referente a tributos destacados na fatura
  • O sistema calculará automaticamente o Valor Líquido
Descrição:
  • Detalhes adicionais sobre o que está sendo pago
  • Exemplo: “Compra de 50 resmas de papel A4 + 10 cartuchos de tinta”
Centro de Custo (se aplicável):
  • Aloque a despesa a um departamento ou projeto específico

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5. Confirmar Cadastro

Revise todos os campos preenchidos e clique em “Salvar” O sistema:
  • Validará os dados obrigatórios
  • Criará a conta a pagar com status “Pendente”
  • Redirecionará para a página de detalhes da conta ou para a listagem
💡 Dica: Após salvar, você pode anexar a nota fiscal ou fatura na página de detalhes da conta.

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Variações Comuns

Se a conta for parcelada:
  1. No formulário, procure a opção “Parcelar”
  2. Informe o número de parcelas
  3. O sistema criará automaticamente múltiplas contas a pagar, uma para cada parcela
  4. Cada parcela terá vencimentos mensais sequenciais
Para despesas recorrentes (ex: aluguel mensal):
  1. Cadastre a primeira conta normalmente
  2. Após salvar, use a opção “Duplicar” para criar as próximas
  3. Ajuste apenas a data de vencimento nas duplicatas
Se tiver nota fiscal eletrônica (XML):
  1. Alguns campos podem ser preenchidos automaticamente via importação do XML
  2. Use a opção “Importar da NF-e” no topo do formulário
  3. Selecione o arquivo XML e revise os dados importados

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Problemas Comuns

“Fornecedor não encontrado na lista”
  • Causa: O fornecedor ainda não foi cadastrado no sistema
  • Solução: Clique em ”+ Novo Fornecedor” no seletor de fornecedores, preencha os dados básicos (nome e CNPJ/CPF) e salve. O fornecedor ficará disponível imediatamente.
“Categoria obrigatória não preenchida”
  • Causa: Tentou salvar sem selecionar uma categoria contábil
  • Solução: Selecione uma categoria apropriada. Se não souber qual usar, escolha uma categoria genérica como “Despesas Operacionais” e ajuste depois.
“Data de vencimento inválida”
  • Causa: Data informada está em formato incorreto ou é uma data passada muito antiga
  • Solução: Use o formato DD/MM/AAAA. O sistema aceita datas passadas (para registrar contas vencidas) e futuras.
“Valor com formato incorreto”
  • Causa: Valor digitado com caracteres inválidos
  • Solução: Use apenas números, ponto ou vírgula. Exemplos válidos: 1500, 1500.00, 1.500,00

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